Wat hoort er in een offerte? De complete checklist

In een offerte horen je bedrijfsgegevens en die van je klant, een offertenummer en datum, een heldere omschrijving van het werk, de prijs met btw, eventuele opties, je voorwaarden en betaalafspraken, een geldigheidsduur en een duidelijke manier om akkoord te geven. Dat klinkt als een open deur. Toch blijven veel offertes liggen omdat precies één van die onderdelen ontbreekt. Je klant twijfelt, wil iets vragen, legt hem weg en komt er niet meer op terug. Met deze checklist weet je wat er in een offerte hoort, zodat je klant niets meer hoeft te vragen voordat hij ja zegt.

Wat hoort er in een offerte? De checklist in het kort

• Jouw bedrijfsgegevens, met je handelsnaam en KvK-nummer
• De gegevens van je klant en een vaste contactpersoon
• Een offertenummer en de datum
• Een omschrijving van wat je gaat doen en wat je klant krijgt
• Wat er niet bij zit
• Een planning of levertermijn
• De prijs per onderdeel, met btw
• Opties en pakketten waaruit je klant kan kiezen
• Je voorwaarden en betaalafspraken
• Tot wanneer de offerte geldig is
• Een manier om akkoord te geven

Hieronder lees je per onderdeel waar je op let.

Welke gegevens zet je in een offerte?

Begin met wie wie is. Je handelsnaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en je KvK-nummer. Handelsnaam en KvK-nummer zijn verplicht: die horen op al je zakelijke correspondentie, en een offerte valt daaronder. Je btw-identificatienummer is op een offerte niet verplicht, op een factuur wel. Veel ondernemers zetten het er toch op, dan is de offerte meteen compleet als hij later een factuur wordt.

Daarna je klant: bedrijfsnaam, adres en de persoon met wie je contact hebt. Geef de offerte een eigen nummer en een datum. Dat lijkt administratief, maar het voorkomt verwarring zodra er een tweede versie komt of je klant over drie weken belt over "die offerte van toen".

Hoe omschrijf je het werk?

Dit is het hart van je offerte en het deel dat het vaakst te kort schiet. Beschrijf in gewone taal wat je gaat doen en wat je klant aan het eind in handen heeft. Schrijf voor de persoon die beslist, niet voor een vakgenoot. Een klant die een term moet opzoeken, haakt af.

Noem ook wat er niet bij zit. Bij een fotograaf is dat bijvoorbeeld extra nabewerking, bij een installateur het hak- en breekwerk. Zo voorkom je discussie achteraf over wat wel en niet was afgesproken. Sluit af met een planning: wanneer begin je en wanneer is het klaar?

Hoe zet je de prijs in een offerte?

Zet de prijs per onderdeel neer. Een los totaalbedrag roept vragen op, een opbouw laat zien waar het geld naartoe gaat. Werk je voor bedrijven, dan noem je meestal bedragen exclusief btw, met het btw-bedrag en het totaal eronder. Werk je voor particulieren, dan zijn prijzen inclusief btw verplicht.

Heb je varianten, zoals een basispakket en een uitgebreider pakket, maak er dan geen drie losse offertes van. Zet ze als keuzes in een offerte. Met opties en pakketten stelt je klant zelf samen wat hij wil en ziet hij het totaal direct meebewegen. Lopende diensten zet je erin als abonnement, met de termijn erbij: per maand, per kwartaal, per half jaar of per jaar.

Welke voorwaarden horen in een offerte?

Leg vast hoe en wanneer er betaald wordt: in een keer, in termijnen of met een aanbetaling, en binnen hoeveel dagen. Werk je met algemene voorwaarden, voeg ze dan toe of verwijs ernaar in de offerte, zodat je klant ze kent voordat hij tekent. Voorwaarden die je klant pas achteraf onder ogen krijgt, kun je lang niet altijd inroepen.

Zet er ook een geldigheidsduur in. Dat beschermt jou, want je prijzen en je planning staan niet eeuwig vast. En het helpt je klant, want een datum geeft een reden om te beslissen. Veel ondernemers houden twee tot vier weken aan.

Hoe geeft je klant akkoord?

Juridisch is een offerte een aanbod. Zegt je klant ja, dan heb je een overeenkomst. Maak dat ja dus zo makkelijk mogelijk. Een offerte die je klant moet printen, tekenen, scannen en terugmailen, blijft liggen tot hij een printer tegenkomt. Laat hem digitaal tekenen, op de telefoon of laptop die hij al in handen heeft. Een elektronische handtekening is in Nederland rechtsgeldig.

Wat laat je beter weg?

Een complete offerte is geen lange offerte. Laat weg wat je klant niet helpt beslissen:

• Vakjargon en afkortingen die alleen jij kent
• Pagina's bedrijfsgeschiedenis voordat de klant bij de prijs is
• Kleine lettertjes die de afspraken in de omschrijving tegenspreken
• Drie versies van dezelfde offerte als bijlage

Waarom een complete offerte toch kan blijven liggen

Je kunt elk punt van deze checklist afvinken en toch niets horen. Dan zit het probleem vaak in hoe de offerte aankomt. Een PDF in de bijlage wordt piepklein op een telefoon, je klant moet knijpen en zoomen, en jij weet niet of hij hem ooit heeft geopend.

Een interactieve offerte lost dat op. Je klant opent een pagina in jouw huisstijl die op elk scherm goed leest, kiest zelf zijn opties en tekent direct. Jij ziet wanneer hij de offerte opent, zodat je weet wanneer je moet aanhaken. Wil je zien hoe dat eruitziet? Bekijk een offerte voorbeeld met alle onderdelen op hun plek.

Veelgestelde vragen over wat er in een offerte hoort

Is een offerte bindend?

Een offerte is een aanbod. Accepteert je klant hem, dan ligt er een overeenkomst en zitten jullie er allebei aan vast. Heb je een geldigheidsduur genoemd, dan kun je je aanbod in die periode in principe niet zomaar intrekken.

Moet mijn KvK-nummer op een offerte staan?

Ja. Je handelsnaam en KvK-nummer horen op al je zakelijke correspondentie, en daar valt een offerte onder. Je btw-identificatienummer is op een offerte niet verplicht, op een factuur wel.

Zet ik prijzen inclusief of exclusief btw in een offerte?

Aan particulieren noem je prijzen inclusief btw, dat is verplicht. Aan bedrijven noem je ze meestal exclusief btw, met het btw-bedrag en het totaal er duidelijk onder.

Hoe lang is een offerte geldig?

Dat bepaal je zelf. Zet de termijn in de offerte. Veel ondernemers houden twee tot vier weken aan.

Een checklist zorgt dat je niets vergeet. Opdoffer zorgt dat je klant hem ook leest en tekent: met templates waarin de opbouw al klaarstaat, je huisstijl er al omheen en digitaal tekenen onderaan. Probeer Opdoffer gratis en geef je klant ook een Opdoffer!