Offerte opstellen: voorbeeldstructuur en veelgemaakte fouten
Staat de prijs op pagina drie en weet je klant niet waar hij tekent, dan blijft het stil. Zo ziet een sterke structuur eruit, plus de fouten die je deal kosten.
Een offerte stel je op in een vaste volgorde: eerst je klant en zijn vraag, dan jouw aanpak, dan de prijs en de keuzes, en als laatste de voorwaarden en het akkoord. Zo leest je klant de offerte in de volgorde waarin hij beslist. Veel offertes zijn andersom opgesteld. Ze openen met twee alinea's over het bedrijf, de prijs zit ergens op pagina drie en onderaan staat niets wat je klant vertelt wat hij nu moet doen. Dan blijft het stil, hoe goed je aanbod ook is. Hieronder lees je hoe je een offerte opstelt die wel tot een ja leidt, met een voorbeeldstructuur en de fouten die je deal kosten.
Hoe stel je een offerte op? De voorbeeldstructuur
Deze opbouw werkt voor bijna elk vak, van fotograaf tot installateur:
- Een persoonlijke opening. Een paar zinnen over je klant en wat hij wil bereiken. Laat zien dat je hebt geluisterd.
- Je aanpak. Wat je gaat doen, in gewone taal, en wat je klant aan het eind heeft.
- Wat er niet bij zit. Kort en duidelijk, zodat er achteraf geen discussie ontstaat.
- De planning. Wanneer je begint en wanneer het klaar is.
- De prijs en de keuzes. Een opbouw per onderdeel, met opties of pakketten als je varianten hebt.
- Voorwaarden en betaling. Hoe en wanneer er betaald wordt, en je algemene voorwaarden.
- Geldigheid en akkoord. Tot wanneer het aanbod geldt en hoe je klant ja zegt.
Je gegevens, het offertenummer en de datum staan erboven of eronder, waar ze niet in de weg zitten. Wil je per onderdeel weten wat erin moet, bekijk dan ons offerte voorbeeld. Daar zie je ook hoe zo'n offerte eruitziet in Opdoffer, met een voorbeeld voor een tuinproject.
Waarom deze volgorde werkt
Je klant leest je offerte met een paar vragen in zijn hoofd. Snapt deze ondernemer wat ik wil? Wat krijg ik precies? Wat kost het? Waar teken ik? De voorbeeldstructuur beantwoordt die vragen in die volgorde. Komt de prijs pas nadat je klant heeft gezien wat hij krijgt, dan leest hij die prijs als een bedrag voor iets concreets. Staat de prijs bovenaan, dan vergelijkt hij alleen bedragen.
Veelgemaakte fouten bij het opstellen van een offerte
1. Beginnen bij jezelf
Je bedrijfsgeschiedenis, je visie en je team zijn belangrijk, maar je klant zoekt eerst zijn eigen vraag terug. Begin bij hem. Wie je bent, laat je zien in hoe goed je zijn vraag begrijpt.
2. Alleen een totaalbedrag
Een bedrag zonder opbouw roept vragen op, en vragen vertragen. Laat per onderdeel zien wat het kost. Dan ziet je klant waar het geld naartoe gaat en kan hij zelf schuiven als het budget krap is.
3. Een vage omschrijving
"Diverse werkzaamheden" of "ontwerp en uitvoering" zegt je klant niets. Hoe concreter je beschrijft wat je doet, hoe minder hij hoeft te raden. En hoe minder discussie je achteraf hebt over wat wel en niet was afgesproken.
4. Drie losse versies sturen
Een basisversie, een uitgebreide versie en een versie met onderhoud, als drie aparte bijlagen. Je klant gaat ze naast elkaar leggen en raakt het overzicht kwijt. Zet de keuzes in een offerte. Met opties en pakketten vinkt je klant zelf aan wat hij wil en ziet hij het totaal meteen meebewegen. Lopende diensten zet je erin als abonnement, per maand, kwartaal, half jaar of jaar.
5. Geen termijn en geen volgende stap
Zonder geldigheidsduur heeft je klant geen reden om nu te beslissen. Zonder duidelijke volgende stap weet hij niet wat je van hem verwacht. Sluit af met een datum en een manier om akkoord te geven, liefst eentje waarvoor hij geen printer nodig heeft.
6. Te laat versturen
Na een goed gesprek is je klant enthousiast. Een week later is dat gevoel minder sterk en heeft hij misschien al met iemand anders gesproken. Hoe sneller je offerte er ligt, hoe beter. Het opstellen kost vaak de meeste tijd in de teksten. Met AI die meeschrijft heb je een eerste versie in minuten, zodat jij alleen nog hoeft na te lezen.
7. Een PDF die op de telefoon niet te lezen is
Je hebt alles goed opgesteld, en dan opent je klant de PDF op zijn telefoon. Kleine letters, knijpen en zoomen, en de tabel met prijzen valt half van het scherm. Een offerte als pagina past zich aan elk scherm aan, zodat de structuur die je hebt bedacht ook zo aankomt.
Hoe stel je een offerte sneller op?
Begin niet elke keer bij een leeg vel. In Opdoffer start je vanaf een template met een opbouw die al klaarstaat. Je vult de prijzen en de planning in en past alleen aan wat per klant verschilt. Je huisstijl staat er al omheen, en je klant krijgt een interactieve offerte die hij op elk scherm leest en direct digitaal tekent.
Veelgestelde vragen over een offerte opstellen
Hoe stel je een offerte op?
Begin met een persoonlijke opening over de vraag van je klant. Beschrijf daarna je aanpak, wat er niet bij zit en de planning. Dan volgen de prijs per onderdeel en eventuele opties, je voorwaarden en betaalafspraken, de geldigheidsduur en een manier om akkoord te geven.
Wat zet je bovenaan een offerte?
Je gegevens, die van je klant, een offertenummer en de datum. Daarna begin je bij je klant en zijn vraag, niet bij je eigen bedrijf.
Hoe lang mag een offerte zijn?
Er is geen vaste lengte. Een offerte is zo lang als nodig om je klant te laten beslissen. Alles wat daar niet aan bijdraagt, kan eruit.
Kan ik een offerte opstellen met een template?
Ja, en dat scheelt veel tijd. Je legt de structuur een keer vast en past per klant alleen de inhoud, de prijzen en de planning aan.
Een goede structuur heb je een keer nodig, daarna gaat het vanzelf. Probeer Opdoffer gratis, stel je eerste offerte op vanuit een template en geef je klant ook een Opdoffer!
