Hoe maak je een offerte? Stap voor stap
Meteen beginnen met typen levert vaak een tweede versie en een week vertraging op. Zo maak je een offerte in zeven stappen, van gesprek tot handtekening.
Een offerte maak je in zeven stappen: je vraagt de klantvraag goed uit, bepaalt wat je gaat doen en wat het kost, kiest een opbouw, schrijft de tekst, zet de keuzes klaar, controleert alles door de ogen van je klant en verstuurt hem zo snel mogelijk. Daarna volg je op. Veel ondernemers slaan stap één over en beginnen meteen te typen. Dan mis je informatie, komt er een tweede versie en ligt je offerte pas een week na het gesprek bij de klant. Hieronder lees je hoe je een offerte maakt, stap voor stap, van eerste gesprek tot handtekening.
Hoe maak je een offerte? De stappen op een rij
- Vraag de klantvraag goed uit
- Bepaal wat je doet en wat het kost
- Kies een opbouw
- Schrijf de tekst
- Zet de keuzes klaar
- Lees hem als je klant
- Verstuur hem snel en volg op
Stap 1: vraag de klantvraag goed uit
Een goede offerte begint voordat je iets opschrijft. Zorg dat je na het gesprek antwoord hebt op een paar vragen. Wat wil je klant bereiken? Wanneer moet het klaar zijn? Wie beslist er, en is er een budget? Wat heeft hij eerder geprobeerd? Schrijf de antwoorden direct op. Ze vormen straks je opening, en ze voorkomen dat je een offerte stuurt die net naast de vraag zit.
Stap 2: bepaal wat je doet en wat het kost
Leg de inhoud vast voordat je aan de tekst begint. Welke onderdelen lever je, wat valt erbuiten en hoeveel tijd en materiaal heb je nodig? Daarop baseer je je prijs, per onderdeel. Werk je met een uurtarief, een vaste prijs per project of een pakketprijs, kies dan per onderdeel wat het duidelijkst is voor je klant. Reken je voor particulieren, dan noem je je prijzen inclusief btw.
Stap 3: kies een opbouw
Een vaste opbouw scheelt denkwerk en zorgt dat je niets vergeet. Begin bij je klant en zijn vraag, beschrijf dan je aanpak en planning, en zet daarna de prijs, de voorwaarden en de geldigheidsduur. Sluit af met hoe je klant akkoord geeft. Wil je zien hoe dat er in het echt uitziet, bekijk dan een offerte voorbeeld. Stuur je vaker hetzelfde soort offerte, begin dan vanaf een template in plaats van een leeg vel.
Stap 4: schrijf de tekst
Schrijf voor de persoon die beslist, in gewone taal. Kort waar het kan, concreet waar het moet. Gebruik de woorden van je klant uit stap één, dan herkent hij zijn eigen vraag terug. Hier zit vaak de meeste tijd. In Opdoffer klik je bij een tekstveld op de AI-knop en typ je erbij wat je wilt, bijvoorbeeld "maak het korter en persoonlijker". Je krijgt een voorstel terug dat je verder aanpast. De prijzen en de inhoud bepaal je zelf.
Stap 5: zet de keuzes klaar
Twijfelt je klant tussen een basisvariant en een uitgebreide variant, of wil je onderhoud als abonnement aanbieden? Zet dat dan als keuze in je offerte, niet als drie losse versies. Je klant vinkt aan wat hij wil en ziet het totaal meteen meebewegen. Zo gaat het gesprek over wat hij kiest, in plaats van over ja of nee. Lees meer over opties en pakketten.
Stap 6: lees hem als je klant
Voordat je verstuurt, lees je je offerte zoals je klant hem leest. Klopt de naam? Staat erin wat jullie hebben besproken? Is de prijs te volgen zonder rekenmachine? En hoe ziet hij eruit op een telefoon? Veel klanten openen een offerte tussen twee afspraken door. In Opdoffer schakel je tussen Desktop, Tablet en Mobiel en bekijk je met Voorbeeld de hele offerte zoals je klant hem straks opent.
Stap 7: verstuur hem snel en volg op
Hoe korter de tijd tussen gesprek en offerte, hoe warmer je klant nog is. Stuur hem bij voorkeur binnen een paar dagen, met een kort persoonlijk berichtje erbij. Daarna begint het wachten. Met live inzicht zie je wanneer je klant de offerte opent, zodat je weet wanneer je moet aanhaken. Is hij overtuigd, dan tekent hij digitaal, op de telefoon of laptop die hij al in handen heeft.
Waar maak je een offerte in?
Veel ondernemers beginnen in Word of Excel. Dat werkt, maar je bouwt elke offerte opnieuw op, je stuurt een PDF die op een telefoon slecht leest en je weet niet of hij geopend is. Met offertesoftware staat je opbouw en huisstijl klaar en krijgt je klant een pagina die hij op elk scherm leest. Benieuwd hoe dat in Opdoffer gaat? Bekijk hoe het werkt.
Veelgestelde vragen over hoe je een offerte maakt
Hoe maak je een offerte als ZZP'er?
Op dezelfde manier: vraag de klantvraag goed uit, bepaal je prijs per onderdeel, gebruik een vaste opbouw en verstuur snel. Zet je handelsnaam en KvK-nummer erop, die zijn verplicht. Meer over offertes voor ZZP'ers.
Hoe lang duurt het om een offerte te maken?
Dat hangt af van de opdracht. Met een vaste opbouw, een template en hulp bij de tekst ben je een stuk sneller klaar dan wanneer je elke keer vanaf een leeg document begint.
Kan ik een offerte maken in Word?
Ja, maar je bouwt elke offerte opnieuw op en je klant krijgt een PDF. Je ziet niet of hij geopend is, en tekenen betekent vaak printen en scannen.
Wat moet er minimaal in een offerte staan?
Je gegevens met handelsnaam en KvK-nummer, de gegevens van je klant, een omschrijving van het werk, de prijs, je voorwaarden, de geldigheidsduur en een manier om akkoord te geven.
Sneller van gesprek naar getekende offerte? Begin gratis met Opdoffer en geef je klant ook een Opdoffer!
